Baza kandydatów do pracy — jak ją budować i wykorzystywać

Baza kandydatów do pracy gromadzi profile i dane osobowe osób, które mogą wziąć udział w rekrutacji. Ułatwia znalezienie odpowiedniego kandydata i powrót do wcześniejszego zgłoszenia. Żeby była użyteczna, trzeba aktualizować profile i chronić zapisane w nich dane.
Art. 5 ust. 1 lit. e RODO wymaga, by okres przechowywania danych kandydatów nie przekraczał czasu niezbędnego do celu ich przetwarzania¹.

Czym jest baza kandydatów do pracy i jak pomaga w rekrutacji?

Baza kandydatów skupia profile osób, które mogą pasować do obecnych lub przyszłych rekrutacji. Dzięki niej rekruter może wrócić do wcześniejszych zgłoszeń. Nie musi za każdym razem opierać poszukiwań wyłącznie na nowym ogłoszeniu.

Dane kontaktowe pozwalają ponownie odezwać się do kandydata, a opis doświadczenia pomaga ocenić jego dopasowanie. Rekruter musi przy tym pamiętać, w jakim celu zebrał informacje o tej osobie.
Art. 5 ust. 1 lit. b RODO wskazuje, że danych nie należy dalej przetwarzać w sposób niezgodny z pierwotnym celem¹.

Jak wyszukać kandydatów w bazie i skontaktować się z nimi przy nowej rekrutacji?

Wyszukiwanie kandydatów w bazie zacznij od wymagań stanowiska: umiejętności, doświadczenia, lokalizacji i formy pracy. Następnie porównaj profile z tymi wymaganiami. Sprawdź też historię kontaktu, by bez powodu nie wysłać ponownie tej samej propozycji.
Trafność filtrów mierz odsetkiem profili spełniających wymagania stanowiska wśród pierwszych 10 wyników wyszukiwania².

Kontakt z kandydatem powinien dotyczyć konkretnego stanowiska i wyjaśniać, dlaczego rekruter wybrał jego profil. Przed wysłaniem wiadomości ustal, czy dane kontaktowe można wykorzystać w tej rekrutacji. Odpowiedź zapisz przy profilu, aby kolejna osoba znała aktualny status rozmowy.
Jeśli dane pochodzą z innego źródła, art. 14 ust. 3 lit. b RODO wymaga przekazania informacji najpóźniej przy pierwszej komunikacji z kandydatem¹.

Jak aktualizować bazę kandydatów, aby zachowała przydatność?

Aktualizacja bazy kandydatów zaczyna się wtedy, gdy kandydat przekazuje nowe informacje lub kończy się etap rekrutacji. Popraw dane kontaktowe i uzupełnij doświadczenie zawodowe. Odnotuj także zmianę oczekiwań, wynik rozmowy oraz ustalenia dotyczące dalszego kontaktu³.

Przegląd profili pozwala wychwycić rekordy, których nie można wykorzystać w kolejnej rekrutacji bez ponownego kontaktu. Nie przedstawiaj przypuszczeń o dostępności lub kwalifikacjach kandydata jako potwierdzonych faktów. Taka różnica ma znaczenie przy ocenie profilu.
Art. 5 ust. 1 lit. d RODO wymaga, by dane kandydata były prawidłowe i w razie potrzeby aktualizowane¹.

Jak ocenić aktualność, kompletność i przydatność bazy w rekrutacji?

Ocena bazy kandydatów obejmuje aktualność informacji, kompletność profili i ich dopasowanie do prowadzonych rekrutacji. Aktualność ustalaj według ostatniego potwierdzonego kontaktu lub informacji od kandydata. Przy kompletności sprawdzaj pola potrzebne do oceny osoby, a przydatność oceniaj po możliwości znalezienia kandydatów spełniających wymagania.
Kompletność bazy mierz odsetkiem profili z wypełnionymi wszystkimi polami niezbędnymi do oceny kandydata⁴.

Przydatna baza kandydatów pomaga znaleźć odpowiednie profile i nawiązać kontakt. Rekruter powinien przy tym znać pochodzenie informacji oraz wiedzieć, czy są aktualne. Bez tego trudno ocenić, na czym opiera się wybór osoby do kontaktu.
Art. 15 ust. 1 lit. g RODO daje kandydatowi prawo do dostępnych informacji o źródle danych niepozyskanych bezpośrednio od niego¹.

Czym jest profil kandydata i co decyduje o jakości danych w bazie?

Profil kandydata łączy informacje o osobie z danymi potrzebnymi w rekrutacji. Jego jakość zależy od poprawnego przypisania informacji do właściwej osoby. Rekruter powinien też odróżniać potwierdzone kwalifikacje od przypuszczeń.
Na podstawie art. 16 RODO kandydat może żądać sprostowania nieprawidłowych danych przypisanych do jego profilu¹.

Formularz aplikacyjny zbiera odpowiedzi przekazane przez kandydata podczas zgłoszenia. Dane personalne pozwalają przypisać zgłoszenie do osoby, a doświadczenie i umiejętności pomagają ocenić dopasowanie. Zachowaj kontekst zgłoszenia, by nie oceniać kandydata według wymagań z innej rekrutacji.
Art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy wymienia m.in. dane kontaktowe, wykształcenie i kwalifikacje zawodowe wśród danych żądanych od kandydata⁵.

Jak oznaczać profile, aby łatwo znaleźć odpowiednich kandydatów?

Oznaczenia profilu kandydata powinny wynikać z kryteriów wyszukiwania, nie ze swobodnych wrażeń rekrutera. Stosuj te same nazwy umiejętności, specjalizacji, lokalizacji i preferowanej formy pracy. Oddziel też kwalifikacje potwierdzone w zgłoszeniu lub rozmowie od tych, które trzeba jeszcze wyjaśnić.
Skalę ujednoliconego słownika pokazuje ESCO: jego aktualny filar umiejętności obejmuje 13 485 pojęć, w tym wiedzę, umiejętności i kompetencje⁶.

Tagi w bazie kandydatów pomagają filtrować profile, jeśli ten sam termin wszędzie oznacza tę samą cechę. Kwalifikacje zapisuj w polach przeznaczonych do wyszukiwania. Gdy pozostają tylko w notatkach, trudniej je odnaleźć.
ESCO opisuje obecnie 3039 zawodów i przypisuje im ujednolicone nazwy przydatne przy oznaczaniu profili⁷.

Dlaczego nieaktualne i zduplikowane profile utrudniają rekrutację?

Nieaktualne i zduplikowane profile zniekształcają obraz bazy. Stary rekord może wskazywać umiejętności lub preferencje, których kandydat już nie deklaruje. Duplikaty rozdzielają informacje o tej samej osobie między wpisy, więc rekruter może przeoczyć kontekst zgłoszenia.

Scalanie duplikatów zacznij od porównania danych identyfikujących osobę. Zachowaj przy tym informacje pochodzące z odrębnych zgłoszeń. Dopasowanie oceniaj na podstawie jednolitego profilu, nie przypadkowo wybranego rekordu.
Przy scalaniu stosuj art. 5 ust. 1 lit. d RODO, który nakazuje niezwłocznie sprostować lub usunąć nieprawidłowe dane¹.

Dlaczego w bazie brakuje kandydatów pasujących do rekrutacji?

Brak pasujących kandydatów w bazie nie zawsze oznacza, że takich osób w niej nie ma. Przyczyną bywa różnica między wymaganiami stanowiska a zawartością profili lub sposobem ich oznaczenia. Baza skupiona na innych specjalizacjach nie da odpowiednich wyników nawet przy starannym wyszukiwaniu. Niespójne nazwy umiejętności mogą zaś ukryć osoby z właściwym doświadczeniem.
Odsetek wyszukiwań bez wyników może wskazać luki w bazie albo niespójne nazwy umiejętności⁸.

Analiza wyników wyszukiwania pomaga ustalić, czy kandydatów rzeczywiście brakuje. Pozwala też wykryć problem z opisem istniejących profili. Baza jest przydatna wtedy, gdy odpowiednie osoby można nie tylko w niej zgromadzić, lecz także odnaleźć.

Jak prowadzić bazę kandydatów do pracy i chronić dane?

Bazę kandydatów prowadź tak, by przy każdym profilu można było ustalić cel przetwarzania, podstawę wykorzystania danych i zakres dostępu. Oddziel informacje wymagane w rekrutacji od tych, które kandydat przekazał dodatkowo. Uprawnienia do profili przyznawaj osobom prowadzącym właściwe procesy rekrutacyjne⁹.

• Podstawa przetwarzania danych powinna być oznaczona. Dane obowiązkowe z formularza rekrutacyjnego są przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego. Wysłanie zgłoszenia stanowi zgodę na przetwarzanie danych wykraczających poza zakres wymagany przez Kodeks pracy.^10,11
• Wycofanie zgody wymaga reakcji. Kandydat może wycofać zgodę na przetwarzanie dodatkowych danych. Nie zmienia to zgodności z prawem przetwarzania, które nastąpiło przed wycofaniem zgody.¹⁰
• Żądania dotyczące danych wymagają obsłużenia. Kandydat ma prawo dostępu do danych, ich sprostowania i usunięcia. Może też żądać ograniczenia przetwarzania oraz wnieść sprzeciw.¹⁰

Historia działań na profilu pomaga ustalić, jakich danych dotyczy żądanie kandydata. Pokazuje również, kto odpowiada za jego realizację. Projektując bazę, zadbaj o możliwość odnalezienia profilu osoby, której dane pochodzą z różnych rekrutacji.

Jak wybrać między arkuszem a systemem ATS do prowadzenia bazy kandydatów?

ATS to system do zarządzania zgłoszeniami i przebiegiem rekrutacji. Porównując go z arkuszem, weź pod uwagę nadawanie dostępu, dokumentowanie działań i obsługę żądań kandydatów. Żadne narzędzie nie zastąpi zasad przetwarzania danych.
W używanej konfiguracji sprawdź, czy zespół potrafi odnaleźć wszystkie rekordy danej osoby i ograniczyć do nich dostęp.

Tabela porównuje arkusz i ATS pod kątem organizacji dostępu, pracy na profilach oraz ograniczeń obu sposobów prowadzenia bazy.

Forma bazy powinna pasować do sposobu pracy zespołu. Musi też pozwalać kontrolować dostęp do danych. Równie ważna jest możliwość wykonania działań dotyczących profilu kandydata.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wysłanie zgłoszenia oznacza zgodę na przetwarzanie wszystkich danych kandydata?

Nie. Zgłoszenie stanowi zgodę na przetwarzanie danych wykraczających poza zakres wymagany przez Kodeks pracy.

Czy wycofanie zgody unieważnia wcześniejsze przetwarzanie danych?

Nie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem.

Czy kandydat może zapytać, skąd pochodzą jego dane w bazie?

Tak. Jeśli dane nie zostały zebrane bezpośrednio od kandydata, może on uzyskać dostęp do dostępnych informacji o ich źródle.

Jakie dane można żądać od kandydata zgodnie z Kodeksem pracy?

Wśród nich są dane kontaktowe, wykształcenie i kwalifikacje zawodowe.