Recruitee — opinie, demo i zgodność z prawem

Czym jest Recruitee i dla kogo powstał?

Recruitee to system ATS do prowadzenia rekrutacji przez rekruterów, menedżerów zatrudniających i zespoły różnej wielkości.¹ Pozwala pracować nad naborem wspólnie, bez rozdzielania informacji między arkusze i skrzynki e-mail. Z systemu korzysta również hiring manager, czyli menedżer uczestniczący w wyborze kandydatów.² Producent podaje, że Recruitee używa ponad 7 tys. firm na świecie².

Appvizer opisuje Recruitee jako konfigurowalny ATS, który skupia rekrutację w jednym miejscu w małych i średnich firmach.³ Chodzi o proces zatrudniania, nie o całą administrację kadrową. ATS różni się od HRIS – platformy służącej do zarządzania danymi pracowników.
Gdy rekruter i menedżer wspólnie decydują o zatrudnieniu, wybór narzędzia zależy od priorytetu firmy: organizacji naboru albo obsługi szerszych procesów HR. Według definicji Komisji Europejskiej średnie przedsiębiorstwo zatrudnia mniej niż 250 osób⁴.

• Skala wskazana w opisie polskiego rynku: Recruitee znalazło się wśród podstawowych systemów ATS używanych przez średnie firmy zatrudniające 50–500 osób.⁵

Recruitee pomaga więc koordynować rekrutację, ale nie zastępuje każdego rodzaju oprogramowania HR.

Funkcje Recruitee

Recruitee skupia prowadzenie naboru, publikowanie ofert, współpracę zespołu i raportowanie. Firma może dostosować etapy procesu. Pipeline oznacza drogę kandydata przez kolejne etapy; dostępne są gotowe szablony, a własny pipeline można zapisać jako szablon.⁶
Rekruterzy i menedżerowie zatrudniający śledzą kandydatury oraz dzielą się opiniami w tym samym systemie.²

• Pozyskiwanie kandydatów: Recruitee umożliwia tworzenie ogłoszeń zoptymalizowanych pod SEO, publikację w wielu miejscach, polecenia pracownicze i WhatsApp Hiring. To sposoby dotarcia do kandydatów, a nie osobne systemy oceny aplikacji.⁷
• Strona kariery: kreator bez kodowania pozwala przygotować stronę z ofertami. Powiadomienia przekazują zainteresowanym kandydatom informacje o nowych stanowiskach.⁸
• Praca z aplikacjami: system pozwala sortować zgłoszenia i prowadzić komunikację z kandydatami.⁹
• Oceny i rozmowy: Recruitee wspiera ocenę kandydatów oraz automatyzuje ocenianie, planowanie rozmów i wysyłanie odmów. Sama ocena dotyczy kandydata; pozostałe czynności służą obsłudze procesu.⁷
• Automatyzacja: narzędzie oferuje funkcje AI i automatyzację przepływów pracy, czyli sekwencji czynności wykonywanych podczas rekrutacji.²
• Raportowanie: gotowe pulpity pokazują metryki, raporty różnorodności dotyczą składu kandydatur, a Impact Tracker przedstawia wyniki HR.⁸

Funkcje Recruitee obejmują zarówno organizację naboru, jak i kontakt z kandydatami. O przydatności systemu decyduje to, które z tych zadań firma chce prowadzić wspólnie w ATS.^10,11

Ile kosztuje Recruitee?

Cena Recruitee zależy od planu, liczby pracowników i okresu umowy; producent nie publikuje stawki abonamentu.¹² Aby porównać koszt z innym ATS, trzeba więc przyjąć tę samą wielkość firmy i jednakowy czas korzystania. Recruitee ma trzy plany: Start, Advance i Optimize¹³.

Plany i abonamenty

Abonament Recruitee wymaga umowy na minimum 1 rok.¹² Liczy się zatem koszt całego wymaganego okresu, nie tylko stawka miesięczna.
Warunki wpływające na budżet przedstawia tabela:¹⁴

Dane w tabeli: 2,12,15

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

W Recruitee liczba kont użytkowników nie podnosi abonamentu.² Firma może więc włączyć menedżerów zatrudniających do pracy w systemie bez osobnej opłaty za stanowisko.
Nie znaczy to, że każda firma zapłaci tyle samo: liczba pracowników nadal wpływa na indywidualną wycenę.^12,14

Całkowity koszt zależy od wybranego planu, liczby pracowników i czasu trwania umowy, której obowiązuje roczne minimum. Bezpłatna próba nie jest stawką abonamentu po jej zakończeniu.¹² Okres próbny Recruitee trwa 18 dni¹⁵.

Wersje, limity i sposób udostępniania Recruitee

Tellent Recruitee nie ogranicza liczby użytkowników w żadnym planie, a umowa trwa co najmniej 1 rok.^2,12 Pierwszy warunek dotyczy dostępu zespołu, drugi – długości zobowiązania.

• Liczba użytkowników: każdy plan Tellent Recruitee obejmuje nieograniczoną liczbę użytkowników. Firma nie musi ustalać maksymalnej liczby kont dla osób uczestniczących w rekrutacji.²
• Okres korzystania: warunki przewidują umowę na minimum 1 rok. Nie pozwala to zakontraktować systemu na krótszy czas.^12,14

Nieograniczona liczba użytkowników nie wyklucza limitów innych elementów planu. Przy porównywaniu wersji Tellent Recruitee warto oddzielić liczbę kont od dostępnych funkcji. Roczne minimum umowy obowiązuje bez względu na wielkość zespołu korzystającego z ATS.
Producent określa minimalne zobowiązanie jako jeden rok, czyli 12 miesięcy, choć dopuszcza płatności miesięczne².

Integracje Recruitee

Tellent Recruitee łączy się z ponad 200 narzędziami przez Tellent Marketplace. W katalogu są między innymi platformy HRIS, portale pracy i LinkedIn.² Połączenia obejmują też narzędzia do umawiania rozmów, analizy danych i przekazywania informacji o kandydatach. Sam wpis w katalogu nie mówi jednak, jakie operacje obsługuje dane złącze¹⁶.

• Kalendarze i spotkania: wskazane połączenia obejmują kalendarze Google i Outlook oraz Zoom, Microsoft Teams i Google Meet.²
• Analiza danych: Recruitee można połączyć z narzędziami BI do pogłębionej analizy danych rekrutacyjnych.⁸
• Integracje wymienione przez GetApp: katalog wskazuje BambooHR, Calendly, Indeed Hiring Platform, Personio, Rippling, TRAFFIT, Testlify, Workable, Workday HCM, Zapier i Zoho Recruit. Lista produktów nie określa zakresu wymienianych danych.¹
• hireEZ: dostawca określa integrację z Recruitee jako dwukierunkową. To więcej informacji niż opis złącza ograniczony do pojedynczych działań lub zdarzeń.¹⁷
• Pipedream: złącze dotyczące danych kandydatów oferuje działania „Create Candidate” i „List Candidate ID Options” oraz zdarzenie „New Candidate Created”. Opis potwierdza tworzenie i identyfikowanie kandydatów, lecz nie synchronizację wszystkich pól ATS.¹⁸

Katalog liczy ponad 200 narzędzi. Zakres operacji zależy jednak od konkretnego połączenia, co dobrze widać w opisie złącza Pipedream.^2,18,19

Wdrożenie i wsparcie Recruitee

Przy wdrożeniu Recruitee firma przenosi proces rekrutacyjny do ATS. Musi więc ustawić etapy, dostęp zespołu i sposób obsługi kandydatów. Ponieważ umowa trwa minimum 1 rok, warto ustalić zakres pomocy przy uruchomieniu oraz w późniejszej pracy z systemem.

• Przygotowanie procesu: przed uruchomieniem ATS zespół rekrutacyjny powinien ustalić, które etapy będą wspólne dla stanowisk, a które wymagają osobnej konfiguracji.
• Przeniesienie danych: system skupia nabór w jednym miejscu. Firma zmieniająca narzędzie powinna zdecydować, jakie dane kandydatów i aktywnych rekrutacji przeniesie.
• Podział odpowiedzialności: uzgodniony zakres usługi powinien określać zadania dostawcy i pracowników firmy. Dotyczy to przygotowania procesów oraz szkolenia osób prowadzących nabór.
• Obsługa po uruchomieniu: przy ocenie wsparcia liczą się kanał zgłoszeń, zasady rozwiązywania problemów i pomoc w konfiguracji.

Przypisanie zadań konkretnym osobom porządkuje wdrożenie, zanim zespół zacznie pracę w ATS. Lista funkcji nie rozstrzyga, za co strony odpowiadają podczas uruchomienia; powinien to określać uzgodniony zakres usługi. 18-dniowy okres próbny pozwala ocenić sposób pracy zespołu przed zakupem.

Co Recruitee robi inaczej niż konkurencja?

W przedstawionym porównaniu Recruitee kładzie nacisk na markę pracodawcy. Stronę kariery i punkty kontaktu z kandydatem można dostosować do identyfikacji firmy bez oznaczeń dostawcy.⁷ Employer brand oznacza sposób, w jaki firma prezentuje się jako pracodawca. Tutaj chodzi o wygląd strony kariery i rozpoznawalność nadawcy komunikacji. Brak oznaczeń dostawcy pozwala używać własnej marki, ale sam nie przesądza o doświadczeniu kandydata.

W porównaniu Breezy HR z Recruitee temu drugiemu przypisano lepsze możliwości prezentowania marki pracodawcy.²⁰ To ocena dotycząca tych produktów, nie dowód przewagi nad każdym ATS.
Jeśli strona kariery jest częścią komunikacji firmy, liczy się kontrola nad jej wyglądem, a nie samo posiadanie strony z ofertami.

Wpływ komunikacji z kandydatami na postrzeganie pracodawcy

Uporządkowanie rekrutacji i kontaktu z kandydatami w Recruitee może pomóc firmie prezentować się jako profesjonalny pracodawca.¹⁰ Nie jest to pewny rezultat wdrożenia. ATS organizuje pracę zespołu, ale za treść wiadomości i terminowe odpowiedzi odpowiada pracodawca. Dlatego ocenę prezentacji marki warto połączyć z oceną codziennej obsługi kandydatur.

Plusy i minusy Recruitee

Recruitee pozwala włączyć do pracy cały zespół bez opłaty za konto użytkownika. Zakup wymaga jednak indywidualnej wyceny i przyjęcia rocznego zobowiązania. Ma to inne znaczenie dla firmy angażującej wielu menedżerów, a inne dla pracodawcy planującego krótki projekt. Stawka za dodanie kolejnego użytkownika wynosi 0².

Gdzie Recruitee przetwarza dane kandydatów i co deklaruje w zakresie RODO?

Tellent Recruitee wskazuje Frankfurt i Berlin jako 2 lokalizacje przetwarzania danych w Niemczech. Deklaruje też zgodność produktu z GDPR/RODO.^2,22 Lokalizacje mówią, gdzie przetwarzane są dane; deklaracja odnosi się do zgodności rozwiązania z przepisami. Żadna z tych informacji nie zastępuje oceny procesów pracodawcy. Art. 44 RODO wymaga, by przekazywanie danych do państw trzecich nie obniżało poziomu ochrony zapewnianego przez rozporządzenie²³.

Dwie wskazane lokalizacje przetwarzania: Frankfurt i Berlin

Tellent Recruitee wymienia Frankfurt i Berlin jako miejsca przetwarzania danych; oba miasta leżą w Niemczech.²² Polski pracodawca może uwzględnić to przy dokumentowaniu przepływu danych kandydatów. Miejsce przetwarzania to jednak inna kwestia niż udział podmiotów opisanych w warunkach usługi. Art. 30 ust. 1 lit. e RODO nakazuje odnotować w rejestrze ewentualne przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej²³.

Aneks o przetwarzaniu danych oraz środki techniczne i organizacyjne

Warunki usługi Tellent Recruitee obejmują aneks o przetwarzaniu danych osobowych kandydatów. Zawierają też wykaz środków technicznych, organizacyjnych i podmiotów przetwarzających.²² Te dokumenty pomagają ocenić obowiązki stron; sama deklaracja zgodności z RODO nie opisuje każdej rekrutacji pracodawcy. Art. 28 ust. 3 RODO wymaga, by umowa powierzenia określała m.in. cel, czas trwania i charakter przetwarzania oraz obowiązki stron²³.

• Skala deklarowana przez dostawcę: z rozwiązania korzysta codziennie ponad 180 000 użytkowników. Liczba mówi o użytkowaniu produktu, nie o wyniku audytu ochrony danych.²
• Liczba firm: dostawca podaje, że z rozwiązania korzysta ponad 7 000 firm. Nie zastępuje to analizy aneksu i wykazu środków ochrony danych.²

Co pokazuje przypadek Teamleader po przejściu na Recruitee?

W przypadku Teamleader po wdrożeniu Recruitee czas zatrudnienia skrócił się z 40 dni do 27 dni.⁷ To wynik jednej firmy zestawiony z okresem przed zmianą ATS, nie prognoza dla innych pracodawców²⁴.

Czas zatrudnienia: 40 dni przed zmianą i 27 dni po zmianie

Przypadek Teamleader dotyczy konkretnej metryki, która zmieniła się po przejściu na Recruitee.⁷ Przy interpretacji trzeba wiedzieć, czy pomiar kończył się przyjęciem oferty, czy rozpoczęciem pracy. Porównania między firmami mają sens przy jednakowej definicji początku i końca pomiaru. W Teamleader metryka time-to-hire, czyli czas potrzebny do zatrudnienia, spadła po wdrożeniu Recruitee z 40 do 27 dni²⁵.

Wynik Teamleader pokazuje zastosowanie ATS, ale nie dowodzi, że system odpowiada za całą zmianę. Na czas zatrudnienia wpływają też decyzje zespołu, dostępność kandydatów i przebieg naborów. Pracodawca może potraktować ten przypadek jako wskazówkę do zdefiniowania własnej metryki. Wynik innej firmy nie musi być celem wdrożenia.

Jak interpretować deklarowane wyniki klientów Recruitee?

Recruitee publikuje odsetki klientów, którzy zgłaszają zmiany w pracy rekrutacyjnej. Są to deklaracje respondentów, a nie gwarantowane rezultaty wdrożenia.⁷ Praca ręczna, współpraca, efektywność i jakość kandydatów opisują różne sprawy, dlatego warto oceniać je oddzielnie.

Mniej zadań ręcznych u 94% klientów i łatwiejsza współpraca u 97%

Według producenta 94% klientów zgłasza znacznie mniej zadań ręcznych. Z kolei 97% klientów wskazuje łatwiejszą współpracę z menedżerami zatrudniającymi i współpracownikami.⁷ Pierwsza liczba dotyczy pracy operacyjnej, druga – współdziałania uczestników naboru.

• Praca ręczna: można policzyć czynności związane z przepisywaniem danych, aktualizacją arkuszy i obsługą rozproszonych skrzynek przed zmianą procesu i po niej.
• Współpraca: warto porównać przekazywanie ocen kandydatów i podejmowanie decyzji przez rekrutera oraz menedżera zatrudniającego.

Większa efektywność u 89% klientów i poprawa jakości kandydatów u 61%

Producent podaje, że 89% klientów zgłasza większą efektywność rekrutacji, a 61% klientów dostrzega poprawę jakości kandydatów.⁷ Te zmiany wymagają osobnych kryteriów oceny. Szybsza obsługa aplikacji nie oznacza przecież automatycznie lepszego dopasowania osoby do stanowiska.

• Efektywność: należy porównać nakład pracy zespołu na obsługę naboru, zachowując tę samą definicję mierzonego procesu.
• Jakość kandydatów: przed zestawieniem kandydatur z różnych rekrutacji trzeba ustalić kryteria dopasowania do stanowiska.

Oddzielne miary pomagają odnieść deklaracje Recruitee do własnej pracy, bez traktowania odsetków klientów jako prognozy.

Jak ocenić automatyzację i AI w Recruitee przed podjęciem decyzji?

Automatyzację i AI w Recruitee warto oceniać jednocześnie pod kątem nakładu pracy rekrutera i kontroli decyzji o kandydatach. ITQlick przypisuje dopasowywaniu kandydatów przez AI 40% wzrost efektywności rekrutera. To twierdzenie porównywarki, nie wynik gwarantowany każdemu pracodawcy.^21,26

Deklaracja porównywarki o 40% wzroście efektywności a ryzyko stronniczości screeningu AI

ITQlick wskazuje też ryzyko stronniczości screeningu AI, czyli wstępnej oceny kandydatur, oraz zbyt dużego polegania na automatyzacji. Nie jest to opis incydentu związanego z Recruitee.²¹ Firma rozważająca takie narzędzia powinna porównać oszczędność pracy z zasadami nadzoru nad oceną kandydatów.

• Zdefiniować miarę efektywności: AI może pomagać we wstępnej analizie kandydatur. Zespół powinien porównać czas wykonywania tej samej czynności przed użyciem narzędzia i po nim. Bez stałej definicji zadania deklaracji 40% nie da się odnieść do własnego procesu²⁶.
• Ocenić wyniki screeningu: zespół rekrutacyjny powinien zestawić kandydatury wskazane i pominięte przez narzędzie z kryteriami stanowiska.
• Ustalić nadzór człowieka: rekruter powinien ocenić rekomendacje narzędzia, zanim zapadnie decyzja dotycząca kandydata.

Tak można oddzielić deklarowaną poprawę efektywności od ryzyka związanego z użyciem AI przy selekcji kandydatów.

Opinie klientów o Recruitee

Dla kogo jest Recruitee, a dla kogo nie?

Recruitee może odpowiadać firmom, które chcą uporządkować rekrutację i kontakt z kandydatami. Starszy system HR lub ograniczony budżet wymagają osobnej oceny.^10,21 Sama wielkość firmy nie rozstrzyga wyboru: liczą się też sposób pracy i używane narzędzia. Minimalna umowa trwa 1 rok.

Sprawdzi się, jeśli

• Firma porządkuje nabór. Recruitee jest wskazywane jako narzędzie dla pracodawców organizujących procesy rekrutacyjne. Pasuje do potrzeby prowadzenia naborów według ustalonego sposobu pracy.¹⁰
• Komunikacja z kandydatami jest częścią tego samego projektu. Produkt jest kierowany także do firm, które chcą uporządkować kontakt z aplikującymi. Ten obszar można ocenić wraz z prowadzeniem naboru.¹⁰

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Starszy system HR jest warunkiem zakupu. Porównywarka wskazuje możliwe trudności z integracją Recruitee ze starszymi systemami HR. Nie oznacza to, że konkretne połączenie nie działa.²¹
• Mała firma potrzebuje kosztu dopasowanego do swojego budżetu. Ta sama porównywarka wymienia koszt subskrypcji jako możliwe ograniczenie dla mniejszych firm. Nie podaje przy tym progu wielkości, poniżej którego zakup się nie opłaca.²¹

Wybór wymaga zestawienia potrzeb rekrutacyjnych i komunikacji z kandydatami z budżetem, integracjami oraz roczną umową.

Alternatywy dla Recruitee

Wśród alternatyw dla Recruitee publiczne ceny zaczynają się od 135 zł netto/mies. za administratora HRappka All-HR. To jednak pakiet kadrowy z modułem rekrutacji, nie sam ATS.¹² Przy porównaniu trzeba sprawdzić, za co naliczana jest opłata: użytkownika, otwartą rekrutację, aktywne stanowisko czy wielkość firmy.

Dane w tabeli: 12,20

• TRAFFIT: polski system rekrutacyjny daje punkt odniesienia, gdy koszt zależy od liczby otwartych rekrutacji.²⁷
• Breezy HR: bezpłatny plan może być punktem wyjścia przy naborze na 1 stanowisko. Produkt jest też bezpośrednio porównywany z Recruitee.^12,20
• Manatal Professional: opłata za użytkownika tworzy inny model kosztów niż opłata za rekrutację.¹²

Najczęstsze pytania o Recruitee

Przy wyborze Recruitee warto oddzielić możliwości produktu od warunków zakupu i sposobu pracy zespołu. Poniższe pytania dotyczą kosztu, dostępu użytkowników oraz przygotowania naboru. Bezpłatna próba trwa 18 dni.

Jak porównać koszt Recruitee z innymi systemami ATS?

Oferty należy porównywać dla tego samego okresu i zakresu funkcji. W przypadku Recruitee oznacza to umowę na minimum 1 rok oraz abonament ustalany indywidualnie. Ceny naliczane za użytkownika, otwartą rekrutację lub aktywne stanowisko trzeba przeliczyć na potrzeby firmy.

Jak ocenić dostęp zespołu do Recruitee?

Każdy plan Recruitee obejmuje nieograniczoną liczbę użytkowników, a kolejne konto kosztuje 0 zł. Firma powinna ustalić uprawnienia rekruterów, menedżerów zatrudniających i innych współpracowników. Ważny jest też sposób przekazywania ocen. Liczba osób z dostępem do ATS to nie to samo co liczba prowadzonych rekrutacji.

Co przygotować przed rozpoczęciem pracy w Recruitee?

Przed rozpoczęciem 18-dniowego okresu próbnego firma powinna określić etapy naboru, osoby podejmujące decyzje i zasady kontaktu z kandydatami. Przy zmianie ATS trzeba też ustalić, które dane zostaną przeniesione i jak zespół obsłuży trwające rekrutacje. Taki opis procesu ułatwi ocenę planu i zakresu wdrożenia.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.